Passende evaluaties voor raden van toezicht

Methoden, ervaringen en best practices in de semipublieke sector

Raden van toezicht en raden van commissarissen dienen ieder jaar hun functioneren te
evalueren. Eéns in de twee of drie jaar dient dat te gebeuren met een externe deskundige.
Vrijwel nergens is te vinden waar de evaluaties uit moeten bestaan. Er is een boeiend
palet aan praktijken en instrumenten ontstaan waarbij het steeds de vraag is welke
insteek of procedure goed is. In dit artikel komen enkele ervaringen aan bod, plus een
overzicht van de gevolgde procedure in de semipublieke sectoren.

Klik hier voor het eerste deel van een serie over toezicht in de semipublieke sector.

Evaluaties

Het netwerk van The Midfield voert met aandacht en passie evaluaties uit van raden van toezicht en raden ven bestuur van maatschappelijke ondernemingen in het middenveld. Een evaluatie is maatwerk en dient altijd aangepast te zijn aan de situatie waarin de organisatie zich bevindt. Soms is het leiden van een goed gesprek afdoende, soms zijn er meer stappen nodig.

Een complete evalautie omvat een gedegen stukkenonderzoek waarbij jaarverslagen, vergaderverslagen en bijvoorbeeld eerdere evaluaties een rol kunnen spelen. Alle deelnemers aan de rvt/rvc of het bestuur kunnen worden geïnterviewd waardoor de reflectie al begint met een stevig gesprek, lang voordat de plenaire sessie plaatsvindt. Desgewenst kan er een korte teamrollenanalyse plaatsvinden om boardroomdynamics bespreekbaar te maken. In de interviews kunnen desnoods bestuurders, OR of anderen worden betrokken. Niemand is gebaat bij dikke stukken maar een gespreksnotitie moet wel de samenvatting zijn voor het gesprek: ieders punten moeten er in terugkeren. Het gesprek zelf vergt openheid en reflectie en dus: deskundige leiding. Tot slot kan een verslag of actieplan worden opgesteld.

Doel: reflectie, training, ondersteuning en evaluatie (wellicht ook recruiting etc) van kleine schoolbesturen of stichtingen cultureel werk etc.

Evaluatie kleinere instellingen

Niet alle organisaties hebben de mogelijkheden om een dergelijke evaluatie volledig uit te voeren. Toch bestaat er ook bij kleinere instellingen de behoefte aan een serieuze en vakkundige begeleiding bij de evaluaties. The Midfield wil onderzoeken of er voor kleinere instellingen met een geringe draagkracht (sommige culturele instellingen, schoolbesturen met één school, kleine corporaties en zorginstellingen) een systeem op te bouwen is langs de volgende lijnen, waarbij het voor deze groep instellingen mogelijk is om zowel goede evaluaties te volbrengen alsook te voldoen aan de PE-verplichtingen.

Abonnementensysteem van een vast bedrag per jaar, bijvoorbeeld tussen 1000 en 1500 euro per jaar. Daarvoor organiseert The Midfield:

  • Jaarlijks één of twee avonden omtrent een belangrijk actueel thema (PE) voor de gehele raad, in combinatie met andere raden
  • Feedback op het eigen verslag van de rvt/rvc
  • Een vast aanspreekpunt voor vragen
  • Eenmaal per drie jaar begeleiding bij board evaluatie (rollenanalyse, agenda-opstelling, gespreksbegeleiding, actiepuntenlijst)
  • Jaarboek Toezicht
  • Korting op de toegang tot het jaarlijkse seminar